Datenschutzmanager

Aktivitäten

Aktivitäten sind einmalige oder wiederkehrende Aufgaben, die eine Organisation durchführen muss. Dabei kann es sich z.B. um Prüfungen oder auch um Aufgaben für bestimmte Mitarbeiter handeln. Viele Aufgaben werden jedoch nicht zwangsläufig durch den Datenschutzbeauftragten selbst durchgeführt.

Der Datenschutzmanager unterstützt Sie nicht nur bei der Verwaltung der eigenen Aktivitäten, sondern kann das gesamte Tracking für die Organisation übernehmen. Wenn Sie als Datenschutzbeauftragter z.B. jeden Monat eine Übersicht aus der IT über die eingesetzte Software erhalten möchten, dann stellen Sie dafür einfach eine Aktivität ein. Der DSM überwacht anschließend automatisch die Termine und informiert bei Bedarf sowohl Sie als auch den IT-Leiter.

DSM Aktivitäten - Zentrale Verwaltung

  • IKS - Internes KontrollsystemIn vielen Unternehmen ist das Thema Datenschutz in das interne Kontrollsystem integriert. Teilweise wird sogar ein eigenes IKS für den Datenschutz eingeführt. Im Datenschutzmanager können Sie ein komplettes IKS aufbauen und betreiben. Erfassen Sie alle Kontrollen als Aktivitäten und das System überwacht automatisch die Fristen. Die Kontrollnachweise können im Anschluss direkt in der Aktivität abgelegt werden.

  • DokumentationWie bei den Maßnahmen und Audits ist eine wirksame Dokumentation auch bei den Aktivitäten notwendig. Der DSM übernimmt diese Aufgabe automatisch. Sie können nachvollziehen, wer wann welche Aktivität erledigt hat. Gleichzeitig können Sie als Datenschutzbeauftragter auch Ihre eigenen Tätigkeiten verwalten. Wenn Sie sich die Jahresübersicht über Ihre Aktivitäten ausgeben lassen, dann verfügen Sie direkt über eine gute Grundlage für Ihren Jahresbericht.

DSM Aktivitäten - Dokumentation


Der Datenschutzmanager unterstützt Sie nicht nur bei der Verwaltung der eigenen Aktivitäten, sondern kann das gesamte Tracking für die Organisation übernehmen.


DSM Aktivitäten - Integration

  • IntegrationWie die anderen Module auch, sind die Aktivitäten vollständig in den DSM integriert. Sie können so z.B. die Workflows nutzen und die Aktivitäten erscheinen auch im Dashboard. Wenn bei einer Aktivität, z.B. einer Prüfung, eine Feststellung getroffen wird, kann die passende Maßnahme direkt erfasst werden. In der Maßnahme ist folglich erkennbar, dass diese Maßnahme aus der verknüpften Aktivität stammt.

  • Quick-Check-InIn der täglichen Arbeit kommt es vor, dass notwendige Aktivitäten erkannt werden, diese aber erst später verteilt werden. Dies kann häufig während eines Audits passieren, oder bei der Abarbeitung von Maßnahmen. Über den Quick-Check-In können Aktivitäten aller Art schnell und unkompliziert erfasst werden. Diese Aktivitäten können später in das Tracking übernommen und den verantwortlichen Mitarbeitern zugeiwesen werden.

DSM Aktivitäten - Quick Check-in